Stale pytaj.

Jak można to ulepszyć?

Jak można to usprawnić?

Jeśli zatrudniasz ludzi tylko dlatego, że mogą wykonać pracę, będą pracować dla Twoich pieniędzy. Jeśli jednak zatrudnisz ludzi, którzy wierzą w to, w co Ty wierzysz, to będą oni pracować dla Ciebie z całym swoim poświęceniem.

Simon Sinek

Ludzi w niewielkiej kwestii interesuje, co robisz, przede wszystkim interesuje ich, dlaczego to robisz.

Każdy człowiek i każda organizacja mogą wyjaśnić, co robią. Niektórzy z nas potrafią pokazać, czym różnią się od innych. Jednak tylko nieliczni są w stanie jasno wyartykułować, dlaczego robią to, co robią, dlaczego nie ma to nic wspólnego z finansami, zyskami, co ich inspiruje.

Simon Sinek w swojej książce „Zaczynaj od DLACZEGO” inspiruje do tego, aby zawsze artykułować, dlaczego robimy to, co robimy. Jest to zachowanie typowe dla liderów i przywódców, którzy przyciągają innych ludzi dzięki wizji i misji oraz powodom, dla których działają. Osiągają ponadprzeciętne rezultaty, nie dzięki samym sobie, ale dzięki innym ludziom, których inspirują i którzy wraz z nimi wykonują pracę. W końcu w grupie siła. Sinek opisuje, jak prawdziwy przywódca potrafi gromadzić wokół siebie ludzi, którzy są gotowi do działania, nie dlatego że zostali do tego nakłonieni, lecz dlatego że zostali zainspirowani przez kogoś. Motywacja do działania przez inspirację jest sprawą głęboko osobistą i jest silniejsza niż perspektywa nagrody czy zysku. Zmotywowani pracownicy wzmacniają firmy i całą gospodarkę. Działają z potrzeby serca nie tylko dlatego, że muszą. Filozofia Simona Sinka jest bardzo zbliżona do filozofii małych kroków Kaizen. Działając zgodnie z metodologię Kaizen pracownik jest zmotywowany każdego dnia do działania i zadaje sobie małe pytania, jaką jedną małą rzecz mogę zrobić dzisiaj, aby ulepszyć funkcjonowanie mojej firmy? Co możemy zrobić, aby uprościć działanie? Firmy działające z metodą Kaizen mają swoje „dlaczego”: za cel obrały sobie ulepszanie procesów oraz ludzkiej pracy.

Pytanie „dlaczego” jest jednym z najważniejszych pytań metodologii Kaizen. Zauważ, że dziecko bardzo często pyta „dlaczego” i stale ciągnie nas za język, a na naszą odpowiedź znów słyszymy „dlaczego”.

Okazuje się, że pytanie to jest niebywale pomocne przy wdrażaniu metodologii Kaizen i usprawnianiu procesów w firmie.

Dlaczego?

Ha, no właśnie! Dlatego że problemy, które powstają w firmach, zazwyczaj mają podłoże zupełnie gdzie indziej, niż w pierwotnej odpowiedzi na pytanie: dlaczego tak się stało?

Profesor Masaaki Imai w swojej książce pt. „Gemba Kaizen” zdefiniował trzy fundamentalne pytania, które pomagają nam wyjaśnić, dlaczego procesy nie działają prawidłowo:

1. Czy są określone standardy?
2. Czy standardy te są używane?
3. Czy standardy te są dobre?

Jeżeli chcesz rozwiązać problem, powinnaś zacząć od zadania powyższych pytań dokładnie w tej kolejności. Jeśli nie ma standardów, trzeba je wdrożyć na tym poziomie wiedzy, którą obecnie dysponujemy.

Jeśli standardy nie są używane, spytajmy, z jakiego powodu, jeśli dwa pierwsze punkty są spełnione, a problem nadal istnieje, należy rozpocząć analizę 5 WHY.

To metoda poszukiwania przyczyn źródłowych problemu, którą każdy z nas stosuje w codziennym życiu w uproszczonej formie. Czy zdarzyło Ci się zapytać samą siebie, dlaczego kolejny raz nie udało Ci się skutecznie schudnąć, oszczędzić pieniędzy bądź też dlaczego znowu jesteś chora? Czy to pytanie zadałaś sobie pięć razy, czy skończyłaś na pierwszej odpowiedzi?

Na pomysł, aby poprzez wielokrotne pytanie „dlaczego” rozwiązać problemy w przemyśle, pierwszy wpadł Sakichi Toyoda, założyciel największego japońskiego koncernu samochodowego Toyota Industries. Toyoda postanowił, że problemy w jego fabryce będą rozwiązywane za pomocą prostego pytania „dlaczego”. Metoda ta okazała się na tyle skuteczna, że w latach pięćdziesiątych dwudziestego wieku Taiichi Obno opracowywał słynny system produkcyjny Toyoty i metoda 5 WHY znalazła w nim swoje miejsce jako narzędzie służące do redukowania strat (z jap. MUDA).

Koncern Toyota jest największym producentem samochodów na świecie, w 2013 roku sprzedał około dziesięciu milionów pojazdów, osiągając zyski na poziomie około siedmiu miliardów euro. System produkcyjny Toyoty jest wzorem dla wielu firm produkcyjnych na całym świecie, również poza branżą motoryzacyjną. Dla przeciętnego kierowcy japońskie samochody stanowią synonim wysokiej jakości. U podstaw tak wspaniałego sukcesu firmy Toyota leży tajemnica metody 5 WHY.

Analiza przyczyn źródłowych metodą 5 WHY ma sens tylko i włącznie wtedy, kiedy opiera się na faktach, nie ma w niej miejsca na burzę mózgów ani na zgadywanie, stawianie niesprawdzonych hipotez. Nie można odpowiedzieć: „wydaje mi się, przypuszczam, być może jest to spowodowane”. Jedyne odpowiedzi, które się liczą, to te poparte faktami.

Proste pytanie „dlaczego?” niesie ze sobą niewyczerpalne możliwości zgłębiania problemów.

W książce „Kaizen. Małymi krokami do efektywności w życiu i w biznesie” znajdziesz wskazówki jak w praktyce stosować zasadę 5 razy Dlaczego.