Aneta Wątor: Coraz częściej pytacie, jak założyć własny biznes, jakich błędów nie popełniać, jak zabezpieczyć się przed nieuczciwą konkurencją.. Postanowiłam zaprosić do współpracy w pisaniu postów kilka kobiet biznesu, ekspertek w swojej dziedzinie. Jedną z nich jest Barbara Sośnicka – radca prawny wpisany na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych w Opolu, specjalistka z zakresu prawa ochrony danych osobowych oraz praw autorskiego i konsumenckiego, a także inspektor ochrony danych.

Zapraszam do ciekawego artykułu, w którym wraz z Karoliną Wiencek dzielą się wiedzą na temat prewindykacji:

Prewindykacja, czyli jak unikać powstawania długów

Kontrola terminów płatności faktur powinna być nadzorowana przez samych klientów, rzeczywistość pokazuje jednak, że często jest to tylko pobożne życzenie przedsiębiorców. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest bardzo wiele, jednak jako tę najbardziej podstawową należałoby wskazać rozwijającą się wciąż kulturę biznesu w Polsce (ze szczególnych uwzględnieniem etycznych aspektów prowadzenia działalności).

O swoje interesy przedsiębiorca powinien zadbać już przy nawiązaniu pierwszych kontaktów handlowych. Najprostszym (i dość skutecznym) rozwiązaniem zwiększającym szanse na płynność wpłat od klientów jest prewindykacja.

Co to jest prewindykacja?

Są to takie działania, które polegają na systematycznym nadzorowaniu płatności, w taki sposób, aby klient był na bieżąco informowany o swoich zobowiązaniach. To w efekcie pozwoli uniknąć opóźnień w ich spłatach.

Prewindykacja obejmuje zatem środki zapobiegawcze, które prowadzący firmę podejmuje zanim klient popadnie względem niego w zadłużenie. W przypadku większych podmiotów prewindykacja obejmuje także monitorowanie płynności finansowej kontrahentów.

Metody prewindykacji

Najprostszą metodą prewindykacyjną jest ustawienie w wewnętrznym oprogramowaniu do obsługi przedsiębiorstwa (CRM) funkcji wysyłania klientom smsów lub wiadomość email przypominających o zbliżającym się terminie płatności faktury, bądź też wysyłanie ich manualnie przez odpowiedni dział firmy.

Często klient zostawiając uregulowanie należności na ostatnią chwilę, po prostu zapomina o zapłaceniu faktury, a otrzymany sms, email czy też krótki kontakt telefoniczny wystarczy, aby o tym obowiązku mu przypomnieć i otrzymać oczekiwane pieniądze.

Problem pojawia się, kiedy nadszedł już czas zapłaty faktury, a przelew dalej nie został zaksięgowany na naszym koncie. Oczywiście w pierwszej kolejności najlepiej wykonać kroki opisane powyżej. Co jednak zrobić kiedy mimo takich działań, dłużnik dalej nie płaci? Czy z długiem warto „pójść” od razu do sądu?

Z nierzetelnym klientem czy kontrahentem można przeprowadzić negocjacje. Warto także rozważyć zawarcie ugody. W obrocie gospodarczym jednym z częściej stosowanych środków (i niejednokrotnie najbardziej skutecznych) jest jednak przedsądowe wezwanie do zapłaty. Takie wezwanie nie tylko pozwala wskazać na konsekwencje braku zapłaty, ale stanowi także skuteczny motywator do uiszczenia zaległych opłat. Poza tym stanowi dowód na podjęcie przez wierzyciela prób ugodowego rozwiązania sporu, które to w przyszłości musi zostać dołączane do ewentualnego pozwu.

O konstrukcji skutecznych wezwań do zapłaty już w kolejnym poście na blogu.

Autorkami postu są Karolina Wiencek, prawniczka i Barbara Sośnicka, radca prawny – z Kancelarii Radcy Prawnego Barbary Sośnickiej.