Jakie działania należy wdrożyć w firmie, jeżeli chcesz stosować Kaizen?

Japonia podziwiana jest za doskonale zorganizowane społeczeństwo, które po zakończeniu wojny zmieniło całkowicie swoją filozofię. Produkty japońskiego przemysłu podbiły niemal cały świat. W czym tkwi tajemnica sukcesu?

Składowych jest wiele: pracowitość, dążenie do doskonałości i umiejętność pracy w zespole. Jest też coś, co stanowi siłę napędu dla tych procesów – to Kaizen, filozofia, której japońscy producenci zawdzięczają swoje zwycięstwo. Stosują ją największe firmy motoryzacyjne z Kraju Kwitnącej Wiśni, takie jak Toyota, Honda czy Mazda, jak również znani producenci elektroniki, np. Sony.

Myślą przewodnią Kaizen jest ciągłe ulepszanie życia we wszelkich aspektach. To przede wszystkim nieustanna poprawa wydajności, maksymalna eliminacja marnotrawstwa oraz skuteczne rozwiązywanie wszelkich problemów. To nie tylko sposób myślenia i zarządzania, ale także odpowiednia metoda komunikowania się.

Kaizen jest japońskim słowem, oznaczającym poprawę, ulepszanie oraz udoskonalanie. Jako strategia biznesowa, polega na zaangażowaniu wszystkich pracowników, niezależnie od szczebla, w stałe poszukiwanie usprawnień, które można wprowadzić do działalności firmy. To metoda tak zwanych „małych kroków”, polegająca na tym, że każdego dnia szukamy jednej, niewielkiej rzeczy, którą możemy ulepszyć, by przybliżyć się do zamierzonych celów.

Jeśli chcemy wdrożyć w firmę japońską technikę Kaizen, by zwiększyć zaangażowanie pracowników w wykonywane działania i ulepszyć komunikację, należy zacząć od zastosowania cyklu Deminga.

William Edward Deming był amerykańskim statystykiem, prekursorem metody Kaizen. Pierwszym specjalistą, który w sposób metodyczny przekazywał japońskim inżynierom i menedżerom wiedzę na temat przeprowadzania procesu zmian w organizacjach. Od początku lat 50. zaczął prowadzić wykłady dla japońskich inżynierów, poświęcone statystycznemu sterowaniu procesami oraz jakością. Po powrocie do USA prowadził firmę konsultingową, opierając swoje tezy na tej metodzie. W 1980 roku, po wywiadzie dla NBC poświęconym sukcesowi gospodarczemu Japończyków, stał się wielkim odkryciem amerykańskich menedżerów.

Cykl Deminga (określany też jako cykl PDCA z ang. Plan-Do-Check-Act lub cykl P-D-S-A z ang. Plan-Do-Study-Act) – ilustruje podstawową zasadę ciągłego ulepszania (ciągłego doskonalenia, Kaizen).

1. Plan

W tym kroku należy zaplanować małe kroki, które wykonane, ułatwią realizację celu.
Należy planować każdą zmianę z wyprzedzeniem. Przeanalizować obecną sytuację (punkt A) oraz potencjalne skutki zmian. Przed rozpoczęciem działania należy przygotować się do niego planując skrupulatnie każdy szczegół. Warto z góry przemyśleć, po czym poznamy, że zamierzony cel został zrealizowany. Opracowanie planu wdrożenia działań, zadbanie przy tym o właściwe oddelegowanie zadań osobom, które są specjalistami w tej dziedzinie pomoże nam znacząco.

2. Wykonanie działania

W tym kroku należy wykonać zaplanowane powyżej kroki. Pamiętając, że perfekcyjnie nie będzie nigdy, należy wykonać możliwie w najprostszy sposób pracę.
Sugerowane jest zacząć od niewielkiej zmiany, i nie oczekiwać, by coś było doskonale wykonane. Po prostu, ma zostać zrobione. Należy wykonać jeden mały krok i odrzucić perfekcjonizm. Zrobione jest lepsze niż doskonałe, a perfekcyjnie nie będzie nigdy. Każdego dnia należy wykonywać małe kroki, które przybliżą do zamierzonych celów.

3. Sprawdzenie co zostało zrobione dobrze a co należy poprawić

W tym punkcie koniecznie trzeba wyciągnąć wnioski z działań. Dlaczego to takie ważne?
Wyciągając wnioski zabezpieczasz się przed ponownym popełnieniem błędu, jednocześnie przyczyniając się do odniesienia sukcesu w przyszłości. Kiedy swoje konkluzje przeobrazisz w pierwsze działania, przybliżą Cię one do celu. Warto eksperymentować, każdego tygodnia analizować swoje działania. 

4. Popraw, to co wymaga ulepszenia i zaplanuj ponownie działanie, wracając do punktu 1.

Filozofia Kaizen zachęca, by nastawić się na popełnianie błędów. Im częściej się prubuje, tym więcej błędów się popełnia i szybciej dochodzi się do doskonałości.

„Jeśli popełnisz błąd poinformuj nas o tym, byśmy mogli zapobiec znacznie poważniejszemu błędowi.”

To jeden z cytatów, które Deming życzył sobie umieszczać w firmach, gdzie wdrażał Kaizen. Mówił, że należy przygotować się na to, że będziemy popełniać błędy. W końcu to czysta statystyka. Tylko podejmując odpowiednie działania, można liczyć na efekty.

„Myśl, planuj, działaj korzystając z małych kroków Kaizen.” – mawiał

Myślą przewodnią Kaizen jest ciągłe ulepszanie życia we wszelkich aspektach. To przede wszystkim nieustanna poprawa wydajności, maksymalna eliminacja marnotrawstwa oraz skuteczne rozwiązywanie wszelkich problemów. To nie tylko sposób myślenia i zarządzania, ale także odpowiednia metoda komunikowania się.

Należy pamiętać, by ulepszać swoje działania. Sugerowane jest stosować cykl Deminga we wszystkich działaniach:
● Zaplanuj
● Wykonaj
● Sprawdź
● Popraw

Strategia Kaizen jest najważniejszą koncepcją japońskiego zarządzania. To klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii. Kaizen oznacza nieustanne doskonalenie dotyczące wszystkich pracowników. Od liderów najwyższego kierownictwa po pracowników liniowych.

Jakie działania należy wdrożyć w Twojej firmie, aby ulepszyć jej funkcjonowanie? Podziel się tą wskazówką w komentarzu. 

Przeczytaj książkę “Kaizen. Małymi krokami do efektywności w życiu i w biznesie” i poznaj więcej wskazówek na udoskonalenie funkcjonowania Twojej firmy.