Metoda Kaizen, czyli krok po kroku do celu – wywiad dla Clean Industry

Kaizen to japońskie słowo oznaczające poprawę, małą zmianę, ulepszenie i udoskonalenie. O tej coraz popularniejszej metodzie nieustannego rozwoju, opowiedziała nam pani Aneta Wątor, certyfikowany praktyk Kaizen.

1. Na czym polega metoda Kaizen?

Kaizen polega na codziennej refleksji nad jedną małą rzeczą, którą mogę zrobić właśnie dzisiaj, aby ulepszyć moje życie lub poprawić funkcjonowanie swojej firmy. Nasz mózg skonstruowany jest tak, że opiera się wszelkim zmianom. Jest to strach przed czymś nowym. Metoda małych kroków wyłącza ten lęk.

2. Jak wygląda to w praktyce?

Weźmy sobie taki cel: chcemy więcej czytać każdego dnia, ale nie jesteśmy w stanie znaleźć na to czasu. Zaczynamy zatem od ustawienia sobie książki przy miejscu pracy lub odpoczynku i planujemy rozpoczęcie czytania od jednej kartki dziennie. Przeczytanie tylko jednej strony prowadzi zwykle do tego, że i tak przeczytamy troszkę więcej i skończy się na dwóch albo nawet trzech kartkach. W ten sposób zrobimy więcej, niż planowaliśmy. Można też umówić się z samym sobą, że czytamy tylko 5 minut dziennie. Po kilku dniach wydłużamy ten czas do około 2 lub 3 minut. Czytanie może być też świetnym przerywnikiem dla naszej pracy. W trakcie takiej przerwy podejmujemy decyzję, że przez 5 minut będziemy czytać jakąś nową lekturę.

Metoda Kaizen polega na wykonywaniu małych kroków systematycznie i konsekwentnie każdego dnia, ponieważ właśnie te codzienne kroczki w konsekwencji prowadzą do wielkich i pożądanych zmian, których nasz mózg pierwotnie tak bardzo się obawiał. Metoda małych kroków niweluje ten lęk i powoduje zwiększenie satysfakcji z naszego życia. Dzieje się tak, ponieważ każdego dnia udowadniamy sobie, że jesteśmy lepsi od siebie samych, poprzez wykonywanie prostych czynności zmierzających do udoskonalania naszego życia. Uważam, że nie doceniamy tego, co jesteśmy zrobić stanie zrobić w ciągu dnia, ale przeceniamy to, co jesteśmy w stanie zrobić w przeciągu roku. Metoda Kaizen wykorzystywana w firmie polega na pytaniu każdego pracownika, co możemy zrobić, aby ulepszyć funkcjonowanie firmy. Uświadamia ona pracownikom, że są jak drużyna piłkarska, a ich zadaniem jest strzelanie do tej samej bramki. Metoda Kaizen przede wszystkim polega na rozpoczęciu zmian od sprzątania, czyli uporządkowania miejsca pracy poprzez metodę 5S oraz udoskonalanie działania małymi krokami każdego dnia poprzez 10 zasad Kaizen. Rezultatem tej filozofii jest zwiększenie zaangażowania do pracy pracowników, a w końcu poprawa ich efektywności.

3. Czy metoda Kaizen rzeczywiście wpływa na realne wyniki w pracy?

Pracując z firmami nad zwiększeniem sprzedaży i poprawą efektywności pracowników, najczęściej spotykam się z dwoma problemami: brakiem odpowiedniej komunikacji pomiędzy pracownikami a kadrą zarządzająca. Pracownicy zachowują się często jak dzieci. Nie rozmawiają z osobami, których nie lubią i utrudniają im pracę. Jeżeli istnieje jakiś problem, zakopują go pod dywan, nie informując o tym kadry zarządzającej – „strzelają focha” i chodzą naburmuszeni, zamiast szybko naprawić błędy. Wprowadzając metodę Kaizen do firm, skupiam się na ludziach, bo to oni są najważniejsi. Na początku implementuję w firmie metody rozwiązywania problemów. Uczymy się wtedy mówienia o tym, co nam nie pasuje i szukania rozwiązań. Każdy zna powiedzenie, że jeżeli jesteśmy w dołku, to powinniśmy przestać kopać, jednak w wielu firmach pracownicy tylko rozmawiają o problemach, zamiast je rozwiązywać.

Ostatnio wprowadzałam Kaizen do firmy zatrudniającej około 50 pracowników. Zespół rozsiany jest po całej Polsce, a komunikacja przebiega mailowo. Dział administracji przyjmuje zlecenia od klientów, przekazując je działowi wykonawczemu, który ma siedzibę w innym mieście. Zanim ten drugi dział odpisze, mijają nawet trzy dni robocze, więc klient jest już sfrustrowany. Informacja o jego niezadowoleniu trafia do działu administracyjnego, który odpowiedzialny jest jedynie za przyjmowanie zleceń. W gorszym scenariuszu klient odchodzi do konkurencji, gdzie obsługa klienta przebiega sprawniej. Wprowadzając narzędzia Kaizen do tej firmy, zaczęliśmy pracę od nastawienia pracowników. Uświadomiliśmy im, że wszyscy jesteśmy jak drużyna piłkarska, a więc należy współpracować dla wspólnego dobra. Naszym celem jest strzelić jak najwięcej bramek dla naszej firmy w konkretnym dniu. Kiedy nastawienie oraz współpraca między pracownikami się poprawiły, atmosfera też stała się lepsza. Dzięki szkoleniu wszyscy zaczęli chętnie korzystać z narzędzi Kaizen, wykonywać burze mózgów, a nawet przedstawiać pomysły na udoskonalenie pracy. Pierwsze duże zmiany można było zauważyć już po trzech miesiącach. Obsługa klienta poprawiła się około 20%, sprzedaż podskoczyła o 15%.

4. W jakich jeszcze sferach – poza zawodową – można opierać się na zasadach Kaizen?

W każdej sferze życia. Chcesz rzucić palenie? Zacznij od niedopalania papierosów albo pal ¾, a nie całość, potem pal połowę i tak coraz mniej. Chcesz schudnąć? Świetnie, zacznij od niedojadania posiłków, codziennego biegania (przynajmniej przez 5 min dziennie — przyp. AW). Jeżeli chcesz stracić na wadze, ale nie możesz znaleźć motywacji do założenia butów i biegania przez przynajmniej 30 min, zacznij od 5 minut bardzo szybkim sprintem. Wkrótce okaże się, że każdego dnia będziesz biegać troszkę więcej, twój mózg przyzwyczai się do wysiłku fizycznego, a kilogramy zaczną spadać. Chcesz mieć lepsze relacje z małżonkiem lub małżonką? Doskonale, zacznij od komplementowania tej osoby każdego dnia, mówiąc, że ładnie dziś wygląda i co ci się konkretnie w niej podoba. Chcesz mieć lepsze jakościowo życie? Zacznij od wdzięczności każdego dnia przez 5 min dziennie. Słuchaj medytacji lub mantr – można je pobrać albo wysłuchać na YouTube. Następnie zadaj sobie jedno małe pytanie: gdybym jutro miała obudzić się tylko z tym, za co dziś jestem wdzięczna, co by to było? Proste, prawda?

5. Jak stosować metodę Kaizen do motywowania siebie i pracowników czy bliskich? Jak stosować ją w biznesie?

Napisałam o tym książkę. Ledwie udało mi się zamknąć ją w około 400 stronach, a więc trudno będzie mi w kilku zdaniach sformułować taką puentę. Spróbuję jednak! W mojej firmie stosuję cykl Deminga oraz burzę mózgów. Burzę mózgów należy przeprowadzać co 2-4 tygodnie i od razu wdrażać omówione podczas niej założenia. Co można robić codziennie? Każdego ranka organizuj pięciominutowe spotkania dla działów swojej firmy. Podczas takiego spotkania każdy pracownik powinien dostać maksymalnie minutę, by mógł powiedzieć, co ważnego chce dziś zrobić i jakie są jego aktualne priorytety. Dzień powinien kończyć się podsumowaniem pracy każdego z działów. Podczas tych pięciu minut, każdy pracownik powie, co ważnego dziś zrobił i za co jest dziś wdzięczny. Takie spotkania powinny odbywać się w grupach 4 – 8-osobowych. Jest to rozwiązanie, które nie tylko zwiększy efektywność pracy, ale również ulepszy komunikację i wpłynie na poprawę atmosfery w firmie.

Zachęcam także, aby wprowadzać w firmach tzw. skrzynki pomysłów. W Toyocie rocznie zgłasza się ponad 1,5 miliona nowych idei na poprawę funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pracownicy spisują swoje sugestie i wrzucają do specjalnych skrzynek. Pomysły, które nie są zbyt kosztowne, implementowane są przez tego pracownika, który je zgłosił. Otrzymuje on również drobną nagrodę za kreatywność i odwagę.

6. Oprócz tego, że napisała Pani książkę na temat metody Kaizen i promuje ją szeroko za pośrednictwem nowoczesnych mediów, również prowadzi Pani warsztaty. Jak wyglądają takie zajęcia? Czego można się po nich spodziewać?

Same wykłady dostarczają jedynie nowej wiedzy, natomiast praktykę poznaje się na warsztatach. Prowadzę duże szkolenia pt. Kobieta w Biznesie, podczas których przedsiębiorcze panie nabywają umiejętności biznesowych. Poza tym organizuję kameralne warsztaty dla grup maksymalnie dwunastoosobowych (zarówno kobiet, jak i mężczyzn – przyp. AW). Takie warsztaty, które odbywają się zazwyczaj raz na półtora miesiąca, polegają na rozwiązywaniu różnych problemów metodą Kaizen. Mówię tutaj np. o zarządzaniu czasem metodą Kaizen, zwiększeniu efektywności pracy swoich pracowników metodą Kaizen, budowaniu lepszej inteligencji finansowej metodą Kaizen, rozwiązywaniu problemów metodą Kaizen itd. Generalnie jeden warsztat rozwiązuje jeden problem w oparciu o tę metodykę.

7. Od czego zacząć? Czy są jakieś proste rady, których mogłaby Pani udzielić czytelnikowi, który trzyma właśnie nasz magazyn w ręku? 

Jak już mówiłam, należy zacząć od pierwszego małego kroku. Trzeba zacząć od siebie. Chcąc wprowadzać zmiany firmie, warto na początku spróbować zrobić jedną małą rzecz w swoim prywatnym życiu. Zacznijmy, chociażby od czytania książki, na którą dotąd nie mogliśmy znaleźć czasu, biegania lub rzucenia palenia. Spróbujmy najpierw ulepszyć swoje życie, a potem wdrażać tę metodę w firmie.

8. Co Pani zdaniem jest największą zaporą stojącą na drodze do osiągnięcia sukcesu zawodowego lub życiowego?

Myślę, że wygórowane ego i niechęć do zdobywania nowej wiedzy. Dlatego ja zawsze staram się podnosić sobie poprzeczkę tak wysoko, abym czuła się malutka. Współpracuję ponadto z takimi firmami, przy których ja czuję się bardzo mała i dzięki temu jestem w stanie rosnąć i się rozwijać. Sami jesteśmy swoją największą zaporą, wciąż się sabotujemy. Nie doceniamy tego, co jesteśmy w stanie zrobić w ciągu jednego dnia, a przeceniamy to, co jesteśmy w stanie zrobić w przeciągu roku. Czasem chcemy wszystko mieć natychmiast, w tym momencie i to też bardzo nas stopuje.

9. Odejdźmy na moment od samej metody Kaizen. Jest Pani bardzo aktywna w social mediach. Czy są jakieś ogóle zasady social sellingu, które sprawdzają się najlepiej? Przed czym ostrzega Pani osoby chcące budować swoją markę online, a do czego zachęca?

Zachęcam do odwagi w autopromocji i dzieleniu się cenną wiedzą w swojej specjalizacji. Nawet 10 razy publikujmy informację o tym, czym się zajmujemy, aby raz choć jedna osoba mogła to przeczytać. Nie wolno myśleć, że skoro wrzucimy coś do sieci, to od razu wszyscy to zobaczą. Nic bardziej mylnego. Internet przesycony jest treścią, zatem jeśli chcesz zostać zauważony, publikuj często. Nie bój się tego, co pomyślą inni, po prostu dziel się wiedzą.

Przed czym ostrzegam? Nigdy nie publikuj w Internecie czegoś, czego nie chciałbyś zobaczyć na wielkim billboardzie z twoim imieniem i nazwiskiem obok zdjęcia twojej twarzy. Pamiętaj, że  social media są jak takie billboardy.